Produtividade Pessoal
Há alguns anos o escritor norte-americano David Allen escreveu um livro que revolucionou as idéias existentes sobre administração do tempo e produtividade pessoal. O título original do livro em inglês é “Getting Thing Done” que numa tradução livre pode ser “Fazendo as coisas”, e como esse título em português não teria o mesmo sentido que em inglês o livro foi publicado no Brasil com o nome de A Arte de Fazer Acontecer. (não confundir com o outro livro do mesmo autor: Produtividade Pessoal, A arte da produtividade sem stress).
Uma das bases de todo o método por ele desenvolvido é a capacidade de se manter a “mente como água”, ou seja, você deve pegar todas suas coisas a fazer, preocupações, idéias, lembretes e colocá-lo em um único lugar, que é chamado por David de “Caixa de Entrada”. E quando falamos tudo é realmente tudo, levar o cachorro ao veterinário, fazer uma ligação de negócios, pagar a padaria ou preparar a ata de sua próxima reunião. E essa caixa de entrada deve ser revisada diariamente e seu conteúdo processado. O uso sistemático desse método e sua constante revisão objetiva tirar todas as preocupações de sua mente, pois segundo David, a verdadeira produtividade é atingida quando estamos estamos com a mente completamente livre de preocupações inconscientes.
Ao revisar sua caixa de entrada diária e semanalmente, você deve pegar cada ítem e tomar sempre uma das três decisões possíveis: arquivar para referência, jogar fora ou implementar AÇÃO sobre o ítem, que é justamente FAZER. Uma das dicas é o princípio dos 2 minutos, ou seja, se a ação a ser tomada sobre determinado item de sua caixa de entrada precisa de menos de 2 minutos para ser conclúida, faça agora. Outra regra a ser seguida é “Faça, Delegue ou Defira” mas resolva. Tudo que necessita de mais de uma ação automaticamente deve ser transformada em um projeto! Uma das listas que a informação pode ser joagada após processada é a lista “Talvez um dia” onde você acrescenta aquelas idéias que vez ou outra surgem na sua cabeça mas não são necessariamente coisas a serem feitas a curto ou médio prazo. Um exemplo seria “aprender japonês”, “fazer pós-graduação” ou “escrever um livro”.
O mais importante é manter esse sistema dinâmico, com o fluxo de informação caindo em sua caixa de entrada e você a processando com revisões diárias e semanais, seguindo corretamente o “modus operandi” de Allen. Talvez a dificuldade maior seja em conciliar todo o fluxo de informação em um único lugar, porém para pessoas que já estão acostumadas com as tradicionais listas de coisas a fazer e listas de prioridades ABC basta uma mudança pequena na forma de coletar as informações e você sente a diferença instantaneamente. Manter as revisões acontecendo sempre é outro trunfo para que o sistema funcione. Todo dia no final do dia você revisa sua lista e processa tudo que pode ser processado, o que não deixa sua caixa de entrada se tornar um buraco negro onde você simplesmente joga a informação e esquece.
A filosofia do GTD (como é comumente refererida em inglês) pode ser aplicada com papel e caneta, agendas, agendas eletrônicas, ou até mesmo com seu computador. Mas a essência do funcionamento do GTD é você aplicar AÇÃO, é fazer. Toda essa estrutura e organização criada em cima do fluxo de informação que você recebe a todo momento te ajuda a manter a mente limpa e clara, o que implica em aumentar consideravelmente sua produtividade. Porém o sistema não faz tudo sozinho, é necessário que você tenha a convicção de se organizar e fazê-lo funcionar.
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