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Conheço pessoas que passam o tempo todo correndo, entre um telefonema e outro redigem uma correspondência, respondem e-mails, atendem outro telefonema, despacham serviço bancário e ainda querem ser produtivas. É comum confundir uma mesa cheia de papéis e uma pessoa no meio de vários telefonemas, não muito acessível, com uma pessoa produtiva.

A verdade não é essa pois mesmo tendo a necessidade de sermos profissionais polivalentes nada indica que temos que ser multitarefas, realizando várias coisas ao mesmo tempo. Além da organização e administração do que é importante e urgente, o foco é uma habilidade, que como qualquer outra habilidade, pode ser aprendida e melhorada. Não adianta se dedicar a dois empreendimentos ou duas tarefas que exigem relativamente mais de você (de seu tempo, sua energia), e esperar desenvolver ambos muito bem. Você pode até atingir um resultado satisfatório, porém o foco lhe permite ultrapassar o \u201ctrabalho bom\u201d e atingir um nível extra de excelência.

Foco é o ponto de convergência, é o centro, é a forma como você dedica todos seus recursos na solução de um problema ou no desenvolvimento de determinado trabalho.

Para ilustrar isso vou contar uma pequena história que aconteceu comigo a a uns anos atrás. Certa vez fui convidado para uma reunião de negócios que aconteceria em um determinado hotel da cidade. Como trabalho com marketing multinível na hora subentendi do que se tratava. Como estava livre no dia e horário resolvi participar para, no mínimo, aumentar minha rede de contatos e ciclo de relacionamento.

Após a tradicional apresentação, meu amigo que havia me convidado disse que estava trabalhando com essa empresa, estava fazendo vendas diretas e ganhando algum dinheiro. Me ofereceu também a oportunidade de trabalhar nisso com ele. Como não me interessei, acreditei que ele tinha desistido. Porém ele simplesmente me apresentou UM SEGUNDO NEGÓCIO, uma SEGUNDA OPORTUNIDADE que também seria excelente.

Oras, além dele perder automaticamente sua credibilidade, com toda certeza não é possível desempenhar bem seu papel em dois negócios semelhantes e concorrentes!

É aí que voltamos para a questão do foco! Concentre seus esforços e desenvolva seu trabalho da melhor maneira possível. Mas faça uma coisa de cada vez, e faça-as muito bem! Não se deixe levar pelo caráter de urgência. Não é possível fazer várias coisas ao mesmo tempo! Pelo menos fazer bem não é! Seu talento, capacidade, inteligência e criatividade convergindo-se em uma tarefa é sem dúvida a melhor maneira de se atingir produtividade!

Há alguns anos o escritor norte-americano David Allen escreveu um livro que revolucionou as idéias existentes sobre administração do tempo e produtividade pessoal. O título original do livro em inglês é “Getting Thing Done” que numa tradução livre pode ser “Fazendo as coisas”, e como esse título em português não teria o mesmo sentido que em inglês o livro foi publicado no Brasil com o nome de A Arte de Fazer Acontecer. (não confundir com o outro livro do mesmo autor: Produtividade Pessoal, A arte da produtividade sem stress).

Uma das bases de todo o método por ele desenvolvido é a capacidade de se manter a “mente como água”, ou seja, você deve pegar todas suas coisas a fazer, preocupações, idéias, lembretes e colocá-lo em um único lugar, que é chamado por David de “Caixa de Entrada”. E quando falamos tudo é realmente tudo, levar o cachorro ao veterinário, fazer uma ligação de negócios, pagar a padaria ou preparar a ata de sua próxima reunião. E essa caixa de entrada deve ser revisada diariamente e seu conteúdo processado. O uso sistemático desse método e sua constante revisão objetiva tirar todas as preocupações de sua mente, pois segundo David, a verdadeira produtividade é atingida quando estamos estamos com a mente completamente livre de preocupações inconscientes.

Ao revisar sua caixa de entrada diária e semanalmente, você deve pegar cada ítem e tomar sempre uma das três decisões possíveis: arquivar para referência, jogar fora ou implementar AÇÃO sobre o ítem, que é justamente FAZER. Uma das dicas é o princípio dos 2 minutos, ou seja, se a ação a ser tomada sobre determinado item de sua caixa de entrada precisa de menos de 2 minutos para ser conclúida, faça agora. Outra regra a ser seguida é “Faça, Delegue ou Defira” mas resolva. Tudo que necessita de mais de uma ação automaticamente deve ser transformada em um projeto! Uma das listas que a informação pode ser joagada após processada é a lista “Talvez um dia” onde você acrescenta aquelas idéias que vez ou outra surgem na sua cabeça mas não são necessariamente coisas a serem feitas a curto ou médio prazo. Um exemplo seria “aprender japonês”, “fazer pós-graduação” ou “escrever um livro”.

O mais importante é manter esse sistema dinâmico, com o fluxo de informação caindo em sua caixa de entrada e você a processando com revisões diárias e semanais, seguindo corretamente o “modus operandi” de Allen. Talvez a dificuldade maior seja em conciliar todo o fluxo de informação em um único lugar, porém para pessoas que já estão acostumadas com as tradicionais listas de coisas a fazer e listas de prioridades ABC basta uma mudança pequena na forma de coletar as informações e você sente a diferença instantaneamente. Manter as revisões acontecendo sempre é outro trunfo para que o sistema funcione. Todo dia no final do dia você revisa sua lista e processa tudo que pode ser processado, o que não deixa sua caixa de entrada se tornar um buraco negro onde você simplesmente joga a informação e esquece.

A filosofia do GTD (como é comumente refererida em inglês) pode ser aplicada com papel e caneta, agendas, agendas eletrônicas, ou até mesmo com seu computador. Mas a essência do funcionamento do GTD é você aplicar AÇÃO, é fazer. Toda essa estrutura e organização criada em cima do fluxo de informação que você recebe a todo momento te ajuda a manter a mente limpa e clara, o que implica em aumentar consideravelmente sua produtividade. Porém o sistema não faz tudo sozinho, é necessário que você tenha a convicção de se organizar e fazê-lo funcionar.